Canais de denúncias, uma necessidade emergente

Canais de denúncias, uma necessidade emergente
Foto: D.R.

Muitos de nós já ouvimos falar dos termos "canais de denúncias", "canais de reporte de irregularidades", "canais de ética" ou até mesmo "canais de whistleblowing". Na realidade, todos estes termos são semelhantes e os principais conceitos que lhes estão inerentes são os mesmos.

Mas há algo que também é comum entre eles! Independentemente do termo utilizado, existem inúmeras organizações que têm implementados canais de denúncias ineficazes devido a lacunas no seu governance e modelo de operação, e outras tantas que simplesmente desconhecem a sua importância e não têm quaisquer canais de denúncias implementados.

Comecemos pelo início: de forma simples, canais de denúncias são meios de reporte de irregularidades que poderão estar relacionadas com a prática de comportamentos fraudulentos (nos quais se incluem corrupção e suborno), violações de princípios éticos (discriminação, assédio, conduta imprópria, entre outros) e/ou violações legais ao crime do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, no que respeita às entidades financeiras obrigadas pela Lei nº 05/20.

Podendo assumir as formas de um endereço de e-mail, uma linha telefónica, um endereço postal e/ou um formulário no website/intranet das organizações, disponibilizados para todos os stakeholders de determinada organização (i.e., colaboradores, clientes, fornecedores, entre outros), os canais de denúncias são instrumentos bastante relevantes no combate aos temas referidos acima, com os principais objectivos de, não só preservar um ambiente ético e são nas organizações, mas sobretudo salvaguardar as mesmas de serem vítimas de danos financeiros e reputacionais.

Contudo, a eficácia dos canais de denúncias depende da sua correcta implementação e operação!

Não obstante a importância que estes canais têm para qualquer tipo de organização, o Banco Nacional de Angola deu um passo em frente neste tema através da publicação do Aviso nº 14/2020 ("Aviso"), no qual estabelece que as instituições financeiras deverão criar "canais específicos, independentes e confidenciais que internamente assegurem, de forma adequada, a recepção, o tratamento e o arquivo das comunicações de irregularidades relacionadas com eventuais violações à Lei nº 05/20, de 27 de Janeiro e ao presente aviso, e irregularidades relacionadas com a integridade da organização.".

Por forma a cumprir com os princípios de independência e confidencialidade referidos no aviso, é fundamental existir uma clara visão sobre qual é a estrutura de governance a adoptar na gestão dos canais de denúncia. Neste sentido, as organizações deverão ter em consideração a sua dimensão e estrutura orgânica, reflectindo sobre a eventual necessidade de criar um órgão, comité ou departamento que será responsável pela gestão dos canais de denúncias. No caso em específico das instituições financeiras, o aviso deixa implícito que numa primeira instância, deverá ser nomeado um órgão de fiscalização para a gestão destes canais, mas que caso esse órgão não exista, as comunicações deverão ser dirigidas ao responsável da função de compliance.

Neste aspecto importa referir que, de acordo com as boas práticas internacionais, em entidades de grande dimensão poderá ser criado um comité de ética responsável pela recepção, tratamento e arquivo de denúncias provenientes através destes canais. Este comité poderá ser constituído por equipas de várias áreas, como por exemplo, compliance e auditoria interna, dividindo entre si responsabilidades em função do tipo da denúncia recebida, e gerindo canais de denúncias independentes criados para o efeito. Neste caso em específico, a título ilustrativo, a área de compliance seria responsável por denúncias recebidas no âmbito do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo e violações ao código de ética e de conduta, enquanto que a área de auditoria interna receberia denúncias relacionadas com potenciais comportamentos fraudulentos.

Após a definição do modelo de governance e do modelo de operação destes canais, as organizações deverão definir quais as formas de reporte que melhor se poderão adaptar à sua natureza, dimensão e complexidade. Tal significa que nalgumas organizações a criação de um canal de e-mail poderá ser suficiente, enquanto que noutras a criação de uma linha telefónica e de um formulário no seu website poderão ser diferenciadores e decisivos na eficácia e no propósito que se quer atingir.

É de extrema importância frisar que o aspecto da confidencialidade é crítico na gestão destes canais. Os colaboradores que estejam afectos à recepção, tratamento e arquivo de denúncias deverão manter o sigilo sobre o conteúdo da denúncia e preservar a protecção dos dados pessoais, quer do denunciante, como das restantes pessoas relacionadas com a denúncia (salvo em situações em que exista a obrigação legal de reportar as denúncias a uma entidade externa).

A par da confidencialidade, e embora tal não esteja referido no aviso, é importante que se possa dar a opção ao denunciante de manter o anonimato. Se por um lado o facto do denunciante se identificar é algo benéfico no caso de se realizarem investigações, por outro, poderá ser inibidor para potenciais denunciantes que tenham o receio de sofrer eventuais represálias.

Relativamente ao aspecto da independência, é igualmente de elevada importância que se mitigue o risco de que, caso algum dos colaboradores que gere os canais de denúncias, seja visado numa denúncia, não tenha a possibilidade de ter sequer conhecimento sobre a mesma. Neste sentido, as organizações deverão criar mecanismos e/ou canais alternativos de reporte que evitem a ocorrência destas situações, nomeadamente, através da subcontratação de uma entidade externa e independente, que numa primeira instância receba e encaminhe adequadamente as denúncias recebidas.

Todos os princípios referidos ao longo deste artigo deverão ser endereçados numa política de comunicação de irregularidades que descreva de forma clara o funcionamento geral dos canais de denúncias implementados, os âmbitos das irregularidades que poderão ser reportadas através destes canais e os destinatários desta política. Adicionalmente, este documento deverá ainda mencionar princípios que encorajem o reporte de denúncias, como é o caso do da não retaliação, por forma a que os denunciantes não sintam que o seu acto possa originar ameaças ou atitudes hostis para consigo.

Por tudo o que escrevi até agora, há um momento em que todos os gestores, decisores, colaboradores e outros intervenientes no processo devem ter um papel importante no reforço da prioridade que a implementação destes canais deve ter nas nossas organizações, fazendo com que cada um de nós se sinta parte activa na promoção de um ambiente ético e transparente na sociedade em geral.

Esse momento é o agora!

* Advisory Manager da PwC Portugal

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