Quando decidimos sair de uma empresa e abraçar um novo desafio, por norma, existe um processo fundamental para a continuidade da função que estamos a exercer.
Naturalmente que ninguém é insubstituível e qualquer organização tem de estar preparada para situações que possam acontecer repentinamente e, para isso, existem planos de sucessão, trabalho em espelho, transparência no que cada um faz, partilha de informação essencial com a equipa, entre muitas outras ferramentas. Mas quando há uma saída tranquila, importa preparar de forma profissional o que é o handover.
Qualquer função tem responsabilidades. E essas, têm de ser executadas da melhor forma possível. Ora, se tomamos a decisão de mudar de desafio profissional, então temos o dever de preparar um documento que reflita o que fazemos, que ferramentas utilizamos, em que projetos estamos inseridos e que responsabilidades temos. Importa que não haja quebras de produtividade em transições de pessoas numa determinada função. Este documento tem de ser pormenorizado, o mais detalhado possível, e o ponto em que está cada tarefa à sua responsabilidade.
Importa também que este documento seja partilhado com os seus restantes stakeholders, para uma verificação mais acutilante se falta algum detalhe ou alguma tarefa. Ou se o ponto de situação de cada projeto ou atividade está de acordo com o documento em questão. A transparência é fundamental para que a passagem de testemunho seja o mais realista possível. Ninguém quer que haja "gatos escondidos com o rabo de fora", ou seja, quem vem de novo para assumir a posição de quem sai deve ter uma visão global e específica do que vai encontrar, caso contrário irá facilmente frustrar-se e a motivação poderá cair a pique.
Para que isso não aconteça, é importante que haja uma supervisão do handover. Ou seja, o superior hierárquico de quem está a passar o testemunho tem de ter uma parte ativa no processo e deverá acompanhá-lo, sem fazer microgestão. Deverá sim, garantir que o processo está a ser feito de forma adequada, transparente e tranquila. É também fundamental que haja uma timeline para que nada fique de fora e que haja tempo suficiente para abordar cada tema, projeto ou tarefa. No caso de ferramentas informáticas, que a nova pessoa fique à vontade com o que tem de fazer e que consiga trabalhar de forma independente. E que também saiba a quem recorrer, caso não saiba fazer algo.
* Expert in Human Resources & Entrepreneur, Certified Coach PLD19, Harvard Business School Alumni
(Leia o artigo integral na edição 620 do Expansão, de sexta-feira, dia 16 de Abril de 2021, em papel ou versão digital com pagamento em Kwanzas. Saiba mais aqui)
