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Gestão

Smart closing: Uma abordagem para o encerramento de contas

EM ANÁLISE

A revisão do processo de encerramento de contas e de relato financeiro confere rapidez, precisão e repetição no processo de fecho com o suporte de processos reestruturados, integração de tecnologia e um reagrupamento eficiente dos recursos e que conduzem a um equilíbrio adequado entre velocidade, robustez, qualidade e transparência no relato financeiro.

O término do ano civil simboliza o início de um período extraordinariamente exigente para a grande maioria dos departamentos financeiros das empresas que operam no mercado angolano, na medida em que muitas delas não têm implementado um processo de encerramento de contas e relato financeiro que permita um fecho rápido e com qualidade, em outras palavras smart closing.

Os agentes económicos operam em ambientes marcados pela rápida mudança e necessidade de tomada de decisão tempestiva sob pena de as janelas de oportunidade se perderem. Em adição aos desafios inerentes às próprias condições macro-económicas, verificam-se ainda desafios relacionados com as alterações fiscais, regulatórias, estatutárias e que obrigam as empresas a reverem os seus processos internos de produção de informação financeira e se os mesmos têm a agilidade suficiente para acompanhar os desafios que as condições internas e externas impõem. Em algumas realidades é relativamente comum o processo de encerramento de contas ser ajustado ao calendário fiscal (em Angola, 31 de Maio), sendo que tal prática não permite aos stakeholders de uma entidade terem visibilidade sobre a situação patrimonial e respectiva performance da organização num determinado período e de forma tempestiva. Considero que existem pelo menos quatro vectores que deverão ser considerados pelas organizações que pretendem acelerar e melhorar o seu processo de encerramento:

1. Avaliação: É necessária uma avaliação profunda das áreas operacionais da entidade, permitindo deste modo a obtenção de uma visão integrada das operações, transacções, processos e o seu respectivo impacto na produção de informação financeira. Ainda neste âmbito, a avaliação a ser efectuada deverá ser extensiva às ferramentas informáticas que suportam as diversas áreas de negócio;

2. Melhoria contínua: É essencial manter-se a qualidade da informação financeira, mas também utilizar este diagnóstico para melhorá-la;

3. Revisão operacional: O processo de encerramento é afectado por aspectos organizacionais e que estão relacionados com tarefas operacionais assim como a utilização de tecnologia. Ainda neste âmbito, é fundamental que exista uma consciencialização de todas as áreas operacionais com impacto no relato da Entidade sobre os procedimentos e passos que deverão ser seguidos numa base regular, assegurando que o processo é inclusivo e descentralizado da função financeira;

4. Optimização: Identificação das áreas com necessidades de optimização durante o processo de encerramento e relato financeiro, assim como as áreas que são redundantes. A adopção de estimativas é fundamental para o processo de apuramento dos montantes por registar para uma determinada rubrica que não estejam dependentes de terceiros/recepção de documentação de suporte.

A adopção de um processo de smart closing gera benefícios internos e externos, sendo que os referidos benefícios poderão ser quantitativos ou qualitativos. Sob o ponto de vista interno, destacam-se os seguintes benefícios:

(I) Redução de custos por meio da simplificação de processos que visam reduzir procedimentos extensos e redundantes, permitindo a criação de novas oportunidades e desafios;

(II) Melhoria da produtividade e do foco, na medida em que as equipas financeiras sejam capazes de passar de uma função administrativa para uma posição de consultores de negócio;

(III) Efectividade no orçamento e previsões por via do acesso atempado a informação correcta e mais actual e permitindo a comparação face aos objectivos iniciais;

(IV) Sistema de Controlo interno no relato financeiro (SCIRF), ou seja, um ambiente de controlo mais apertado que confere uma maior resiliência interna na criação do relato interno, reduzindo o período de fecho, o qual pode ser simples ou complexo dependendo em grande parte do negócio da entidade.

Leia o artigo integral na edição 758 do Expansão, de sexta-feira, dia 12 de Janeiro de 2024, em papel ou versão digital com pagamento em kwanzas. Saiba mais aqui)