Nos termos da alínea h) do artigo 3.º do Regime Jurídico das Facturas (RJF), aprovado pela Lei n.º 71/25, de 20 de Março, a factura eletrónica corresponde ao documento emitido e recebido eletronicamente, ou por meio de software capaz de transmitir em tempo real à Administração Geral Tributária (AGT) as informações relativas às operações de transmissão de bens, prestação de serviços, bem como quaisquer adiantamentos ou pagamentos antecipados.

Estão obrigados à facturação eletrónica os contribuintes enquadrados nos regimes Geral e Simplificado do Imposto sobre o Valor Acrescentado, conforme o n.º 1 do artigo 16.º do RJF. O n.º 2 do mesmo artigo determina que os contribuintes do Regime de Exclusão podem aderir voluntariamente ao regime de facturação eletrónica, mediante solicitação à AGT.

A factura eletrónica constitui um instrumento privilegiado de modernização e dinamização das empresas e das administrações fiscais. De acordo com o RJF, o valor legal da factura eletrónica é exatamente igual ao da factura tradicional impressa, diferenciando-se apenas pelo facto de ser emitida, transmitida, recebida e arquivada exclusivamente por meios eletrónicos. Para garantir a sua validade, exige medidas de segurança específicas, como aposição de um código digital definido pela AGT. Dessa forma, os clientes devem estar preparados para deixar de receber facturas físicas em papel, passando a recebê-las eletronicamente.

Relativamente à assinatura digital qualificada, trata-se de um aspecto que ainda carece de evolução. Para assegurar a validade fiscal dos documentos, estes devem ser protegidos através de uma assinatura qualificada ou de um selo eletrónico, aplicáveis na relação entre empresas e também na relação destas com a AGT. O n.º 1 do artigo 17.º do RJF estabelece que "os contribuintes devem garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade das facturas e demais documentos fiscais relevantes emitidos por via electrónica, desde o momento da sua emissão até ao final do período legal de arquivamento".

Por sua vez, o n.º 2 do mesmo artigo determina que "a autenticidade, integridade e não repúdio dos documentos emitidos por via electrónica são garantidos através da aposição de um código digital definido pela AGT". A análise preliminar do artigo 17.º revela a existência de uma norma aberta, o que HERBERT HART, na sua obra "O Conceito de Direito", designou como "open texture", a qual necessita de regulamentação específica para evitar eventuais fraudes ou adulterações dos documentos. A aposição de um código digital deverá aplicar-se tanto a pessoas singulares como a pessoas colectivas.

Embora o legislador atribua à AGT a responsabilidade de definir os elementos necessários ao código digital, isso não implica que esta deva ser a produtora do mesmo. Podem ser designados Prestadores de Serviços de Confiança Qualificados (QTSP) para a emissão de assinaturas qualificadas (para pessoas singulares) e selos eletrónicos (para pessoas colectivas). Naturalmente, essa aposição deve ocorrer no software utilizado pelos agentes económicos, com a exigência adicional de submissão dos sistemas (ERPs) a testes de conformidade e verificação.

A adoção destes mecanismos de verificação não apresenta divergências de fundo, uma vez que ambos servem o mesmo propósito: garantir que a factura emitida pela empresa é autêntica e não sofreu qualquer alteração após a sua emissão. À semelhança do que ocorre com o SAFT, o hash é assinado com a chave privada do certificado e deverá ser incorporado no documento emitido em PDF (ou outro formato), juntamente com os dados identificativos do assinante. O hash funciona como um mecanismo criptográfico da factura, garantindo a sua integridade para efeitos fiscais.

A factura eletrónica é já uma realidade entre nós e representa um caminho sem retorno. Trata se de uma solução concebida para facilitar a relação entre as empresas e a Administração Geral Tributária. Entre as várias medidas implementadas pela AGT, a factura eletrónica destaca-se como uma das mais disruptivas, constituindo um passo ousado no combate à informalidade e à economia paralela.

A obrigatoriedade de emissão de facturas eletrónicas em todos os sectores de atividade representa uma mudança estrutural, visto que anteriormente a AGT só tomava conhecimento de determinadas facturas durante inspeções fiscais, havendo muitas que nunca chegavam ao seu conhecimento.

Com a implementação da facturação electrónica e a comunicação dos dados à AGT, verifica-se um influxo significativo de informação, o que desafia a forma como esses dados devem ser recolhidos, tratados e analisados. Para o sucesso desta nova fase, é essencial a criação de uma área dedicada exclusivamente ao reporte dos principais constrangimentos de comunicação entre sistemas, ao acompanhamento da conformidade fiscal dos contribuintes e à triagem de situações que devam originar uma inspeção.

Com a materialização da facturação electrónica, torna se possível elevar os critérios de gestão e avaliação utilizados na seleção de contribuintes a auditar, complementando os critérios estatísticos já existentes.

Importa, por fim, realçar que a facturação electrónica facilita o cruzamento de informações fiscais, permitindo identificar divergências e insuficiências nas declarações, com base em critérios de risco, contribuindo assim para a prevenção de fraudes.